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Chefs et Cheftaines, organisez-vous comme des pros pour votre année scoute !
8 outils pro gratuits
Chefs et cheftaines intrépides, vous voilà prêts à vous embarquer dans une nouvelle année scoute remplie de défis, d'aventures et de moments mémorables ! Mais avant de vous lancer tête baissée dans le tourbillon des activités, prenez le temps de bien vous organiser et venez découvrir cette boîte à outils qui vous rendra la vie plus facile et vous fera briller comme de véritables professionnels de l'organisation.
Que vous soyez chef ou cheftaine pour la première fois ou que vous entamiez votre quatrième année de service (wouahouh !! ), vous appréhendez peut-être de devoir gérer toute une maîtrise composée de jeunes adultes dévoués mais parfois peu organisés. C'est là que ces 8 outils professionnels gratuits entrent en scène pour vous aider à garder le cap.
Si vous n'êtes pas encore convaincu des gains d'efficacité que ces plateformes peuvent vous offrir, gardez en tête qu’elles sont largement utilisées par des professionnels de tous horizons. En utilisant ces outils, vous développerez des compétences précieuses, directement valorisables en entreprise. Alors, en adoptant ces outils, vous vous offrez non seulement une année scoute parfaitement orchestrée, mais aussi un atout de taille pour votre future carrière.
Que ce soit pour la planification des réunions, la gestion des tâches, la communication avec les parents ou la collecte des informations importantes, ces outils sont là pour vous soutenir, vous simplifier la vie et vous permettre de vous concentrer sur l'essentiel : offrir une expérience scoute exceptionnelle à vos jeunes dont vous avez charges d’âme !
Cerise sur le gâteau, vous aurez des parents heureux et très reconnaissants de l’organisation et l’anticipation dont vous ferez preuve (et oui, car avoir 4 enfants dans 4 unités différentes, avec des calendriers d’activités pour chacun… qui changent au dernier moment ou avec des infos données à la dernière minute, croyez-bien ça peut vite tourner au casse-tête !! )
Pour vous organiser et bien répartir vos missions
Trello : Souvenez-vous de la fois où vous aviez réparti les missions à l’oral lors de votre dernière réunion, mais arrivés au camp, c’était la catastrophe ! Personne n’avait pensé à prendre le matériel et personne ne savait qui en avait la charge. Pour que cette situation ne se produise plus, mettez en place un outil de rétroplanning partagé au sein de votre maîtrise ! Avec un outil comme Trello, vous pourrez interagir facilement avec votre maîtrise, partager les missions de chacun et en suivre l’avancement. Pour chaque tâche, vous pourrez créer une carte, l’attribuer aux personnes concernées, indiquer une checklist, ainsi qu’une date limite et retrouver l’ensemble des missions sur un tableau de bord.
Pour partager des documents avec toute la maîtrise
La suite google : Les documents peuvent se perdre, se multiplier, disparaitre d’une année à l’autre... En mettant en place la suite google pour votre maîtrise, vous pourrez partager facilement du contenu entre vous et retrouver rapidement tous vos documents. Ainsi, tous les comptes rendus d’activités de patrouille pourraient être mis sur un dossier par les CPs. Les bonnes idées de jeux des années précédentes pourraient être récupérées et les informations pratiques transmises d’année en année. Un vrai cadeau pour ne pas perdre le fil de la progression des jeunes dont vous avez charge d’âme !
Pour communiquer facilement avec votre maîtrise
WhatsApp : Si un outil est indispensable, ce serait bien celui-là ! Mettre en place une conversation de maîtrise vous permettra de bien vous organiser et vous tenir au courant des avancées des projets. WhatsApp pourrait être une bonne plateforme de communication car elle présente de nombreuses fonctionnalités comme le partage de documents, de photos en bonne qualité, la création des sondages... C’est également sur cette plateforme que vous aurez le plus de chance de retrouver votre chef de groupe et vos CP au même endroit. Attention, cependant à ne pas multiplier les groupes et à ne pas donner les infos au compte-goutte et à la dernière minute !
Pour planifier facilement vos réunions et activités
Doodle : Coordonner vos agendas peut parfois relever du casse-tête ! C’est pourquoi utiliser une plateforme de sondage simplifiée comme Doodle peut permettre de faciliter cela. Ainsi, vous pourrez planifier vos dates d’activités, vos trajets, les responsabilités de chacun facilement. Pour des sondages plus complexes Forms de la suite Google sera plus adapté.
Pour ne plus avoir de problème de remboursement
HelloAsso : Récupérer l’argent qui servira pour vos activités peut parfois se révéler compliqué, surtout lorsque certains rembourse en espèce d’autre en chèques et les derniers par virement. HelloAsso en partenariat avec l’AGSE depuis plusieurs années, est la première solution de paiement en ligne des associations qui vous permet de proposer le règlement en ligne et par carte bancaire de vos activités. Et tout cela gratuitement ! Chaque unité a déjà un compte préconfiguré, il vous suffit de demander au responsable du compte bancaire de l’unité procéder à la demande de récupération du compte HelloAsso.
Pour ne plus se mélanger entre les comptes
Pour ne plus se mélanger entre les comptes
La carte bancaire de groupe : Ce serait merveilleux de ne plus avoir à avancer de l’argent pour votre camp alors que vous êtes étudiants et déjà à découvert ! Ce serait encore mieux de ne pas avoir à mélanger votre compte perso au compte de votre unité et donner votre code de carte bancaire à toute la maitrise ! Et bien l’AGSE a déjà pensé à tout. Chaque groupe possède une ou deux cartes bancaires et peut les mettre à disposition des unités lors de leur camp. N’hésitez donc pas à rappeler au responsable du compte bancaire de votre unité que cette solution existe et qu’il faut la commander en avance pour vous éviter tout souci !
Pour transmettre des photos en bonne qualité
WeTransfer : Avez-vous récupéré toutes vos photos de camp ? Cette tâche souvent fastidieuse se retrouve prise dans les changements de maîtrise après le camp et passe régulièrement à la trappe. Avec une plateforme comme WeTransfer vous pourrez envoyer des documents volumineux à toute votre unité grâce à un simple lien. Facile à utiliser, les destinataires n’ont qu’à cliquer sur le lien qu’ils reçoivent pour télécharger le fichier.
Pour améliorer tous vos visuels en un claquement de doigt
Canva : Vous en avez marre de passer des heures à constituer des carnets de camp pour un résultat tout juste correct ? Canva peut vous aider à créer tous vos visuels plus rapidement et avec un rendu plus esthétique avec ses nombreux modèles gratuits. Il s’agit d’un outil intuitif et agréable à utiliser vous permettant de réaliser de belles créations graphiques pour votre unité !
En conclusion, chers chefs et cheftaines, en adoptant ces 8 outils pro gratuits, vous vous offrez une année scoute parfaitement orchestrée. Non seulement vous pourrez gérer votre maîtrise avec facilité, mais vous développerez également des compétences précieuses, valorisables dans votre future carrière. Vous pourrez planifier des réunions sans accroc, gérer les tâches efficacement, communiquer avec les parents en un clin d'œil et collecter toutes les informations importantes. Alors embarquez avec confiance dans cette nouvelle année scoute, car avec ces outils à vos côtés, vous serez prêts à relever tous les défis et à offrir une expérience exceptionnelle à vos jeunes scouts !
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